Apreciados clientes:
En días pasados se expidió el Decreto 1227 de 2022, que modificó y adicionó algunos artículos del Decreto 1072 de 2015 relacionados con el teletrabajo. A continuación, les informamos los aspectos más relevantes:
CONTRATO DE TELETRABAJO:
Además de cumplir los requisitos establecidos en el artículo 6 de la Ley 1221 de 2008 y el artículo 39 del C.S.T. para el sector privado, y las normas aplicables a los servidores públicos, el contrato o documento por el cual se pacte el teletrabajo debe indicar especialmente:
- Condiciones necesarias para ejecutar las funciones, medios tecnológicos y de ambiente requeridos, descripción de equipos y programas informáticos, y restricciones y responsabilidades en caso de incumplimiento.
- Modalidad de teletrabajo a ejecutar y jornada semanal aplicable.
- Responsabilidades sobre custodia de elementos de trabajo y procedimiento para que el teletrabajador restituya los equipos cuando acabe dicha modalidad.
- Medidas de seguridad digital que debe conocer y cumplir el teletrabajador.
- Requisitos mínimos del puesto de trabajo para desarrollar la labor, en aspectos ergonómicos y tecnológicos.
YA NO ES NECESARIO INCLUIR TELETRABAJO EN EL RIT:
La implementación del teletrabajo no requerirá adicionar el Reglamento Interno de Trabajo, ni modificar el manual de funciones y competencias laborales.
POLÍTICA INTERNA DE TELETRABAJO:
Los empleadores del sector privado que no hayan adicionado su RIT en lo referente al uso adecuado de equipos, programas y manejo de la información, deben adoptar y publicar, de manera virtual, una política interna que regule las condiciones del teletrabajo, según las particularidades del servicio.
También deben adoptarla todas las entidades públicas.
Las condiciones de la política no pueden desmejorar las condiciones o derechos de los trabajadores.
La política debe contener:
- Relación de cargos que pueden laborar mediante teletrabajo.
- Requisitos de postulación (competencias comportamentales, organizacionales y tecnológicas necesarias para ser teletrabajador).
- Disposiciones para hacer real y efectiva la igualdad de trato.
- Equipos, herramientas y programas informáticos, repositorios virtuales y entorno TIC para desarrollar actividades como teletrabajador.
- Condiciones sobre confidencialidad de la información y secreto empresarial, y protocolos para el respeto de la intimidad del teletrabajador.
- Puntos de contacto para denuncias de acoso laboral, solicitudes al COPASST, requerimientos o anuncios al área de talento humano, reporte de accidentes o enfermedades de trabajo.
- Medidas y actividades de prevención y promoción en favor del teletrabajador y su inclusión en el sistema de SST.
- Acciones del plan de capacitación en temas inherentes al desarrollo efectivo del teletrabajo.
- Descripción mínima del espacio de trabajo requerido, que incluirá: definición y tamaño del lugar, teniendo en cuenta el número y tamaño de equipos de cómputo a utilizar, según las funciones asignadas al trabajador.
ELIMINACIÓN DE BARRERAS:
Si las partes acuerdan implementar el teletrabajo, no se podrá condicionar su puesta en marcha con requerimientos que impliquen barreras (como exigir visitas previas al puesto de trabajo, o sistemas de información para el seguimiento del teletrabajo)
La visita previa al puesto de trabajo podrá realizarse de manera virtual o presencial por el empleador, con asesoría de la ARL y previa coordinación con el trabajador, cuando se determine su necesidad.
REVERSIBILIDAD:
Las partes conservan el derecho a solicitar en cualquier momento el retorno definitivo a la ejecución presencial de las labores.
Este derecho no cobija a quienes fueron vinculados bajo la modalidad de teletrabajo, salvo que exista acuerdo entre las partes para ejecutar el trabajo de manera presencial, en cuyo caso el teletrabajador perdería esta calidad.
FLEXIBILIDAD:
Las partes procurarán la flexibilización del tiempo y modo de desempeñar la labor, siempre que se cumpla la jornada laboral semanal aplicable.
Se podrán acordar esquemas de cumplimiento y seguimiento de funciones, y de tiempos de entrega de trabajos y ejecución de labores.
La flexibilidad no podrá afectar el descanso efectivo de los teletrabajadores ni su derecho a la desconexión laboral.
EQUIPOS Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO:
Empleador debe suministrar las herramientas necesarias para el teletrabajo, que el teletrabajador está obligado a cuidar y usar en forma adecuada.
Sin embargo, las partes pueden acordar que el trabajador ponga a disposición del empleador sus propios equipos o herramientas, los cuales deben estar en buenas condiciones para atender los requerimientos laborales.
AUXILIO COMPENSATORIO DE SERVICIOS PÚBLICOS:
Por mutuo acuerdo, las partes pueden fijar el costo del auxilio mensual que compense los costos de internet, telefonía fija y móvil, y energía.
También pueden acordar que el trabajador asuma en su totalidad el costo de los servicios de internet y energía.
COMPENSACIÓN POR EL USO DE HERRAMIENTAS DE TRABAJO DEL TRABAJADOR:
Las partes pueden acordar el valor mensual que compense el uso de herramientas de trabajo que sean propiedad del trabajador.
MODELOS HÍBRIDOS DE TRABAJO – ALTERNANCIA:
Las partes pueden acordar que el teletrabajo suplementario se desarrolle de manera alternada, es decir, 2 o 3 días a la semana en casa y el resto del tiempo en el centro de trabajo.
Para ello, deben determinar los días de presencialidad y de teletrabajo, que pueden ser fijos o variables según las necesidades del empleador.
REGISTRO DE TELETRABAJADORES:
Empleador debe informar al Ministerio del Trabajo el número de teletrabajadores, para lo cual debe diligenciar el formulario digital dispuesto por dicha entidad.
Una vez Min. Trabajo y MINTIC diseñen e implementen el sistema de información de teletrabajo, los empleadores deberán registrar la vinculación y demás novedades de los teletrabajadores.
OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR:
- Diligenciar el formulario para el desarrollo del teletrabajo, suministrado por la ARL
- Informar a la ARL la modalidad de teletrabajo elegida, indicando la jornada aplicable, clase de riesgo de la labor y de la empresa, y el lugar o condiciones en que se ejecutará.
- Incluir el teletrabajo en su metodología para la identificación, evaluación, valoración y control de peligros y riesgos de la entidad, adoptando las acciones necesarias según el Plan de Trabajo anual del SG-SST.
- Informar a los teletrabajadores los mecanismos de comunicación para reportar novedades, accidentes de trabajo o enfermedades laborales.
- Suministrar a los teletrabajadores equipos y herramientas de trabajo adecuados para la tarea y garantizar que reciban formación e información sobre los riesgos de los equipos informáticos. Sin embargo, es posible que por mutuo acuerdo los teletrabajadores pongan a disposición del empleador sus propios equipos y herramientas.
- Fomentar la protección y respeto de la dignidad humana frente al acceso a la información, la intimidad y privacidad.
- Garantizar el derecho a la desconexión laboral.
- Ordenar la realización de exámenes médicos ocupacionales, que podrán ser por telemedicina.
- Capacitar previamente al teletrabajador en actividades de prevención y promoción de riesgos laborales. Las capacitaciones pueden ser virtuales.
- Informar al teletrabajador las restricciones de uso de equipos y programas, legislación sobre protección de datos personales, propiedad intelectual, seguridad de la información y sanciones en caso de incumplimiento.
- Adelantar acciones en materia de bienestar y capacitación al teletrabajador.
- Adoptar y publicar la política interna de teletrabajo.
OBLIGACIONES DEL TELETRABAJADOR:
- Participar en las actividades de prevención y promoción organizadas por la entidad, el COPASST o el vigía ocupacional, o la ARL, cumpliendo las obligaciones del Sistema General de Riesgos Laborales.
- Cumplir las normas y lineamientos del SG-SST de la entidad y atender las recomendaciones del empleador y la ARL.
- Procurar el cuidado integral de su salud, suministrar información clara, veraz y completa sobre cualquier cambio en su estado de salud que afecte su capacidad de trabajar.
- Participar en actividades de prevención de riesgos laborales, reportar accidentes e incidentes de trabajo y enfermedades laborales.
- Atender las instrucciones sobre el uso y apropiación de las TICs y sobre seguridad digital.
- Suministrar información veraz sobre el lugar de trabajo y cualquier cambio que se presente.
- Restituir los equipos y herramientas de trabajo entregados por el empleador, en el estado en que fueron recibidos, salvo el deterioro por su uso normal.
- Cumplir las actividades y metas establecidas, presentar los informes que se le requieran y manejar la información a su cargo de manera responsable.
- Continuar cumpliendo las actividades y resultados con calidad y oportunidad.
- Participar en las capacitaciones que se requieran para el desarrollo de su labor.
- Participar en las sesiones y actividades de bienestar, capacitación e incentivos desarrolladas por la entidad.
Esperamos, de esta forma, brindar claridad sobre los puntos laborales más importantes de la nueva reglamentación sobre el teletrabajo. Quedamos atentos a lo que puedan necesitar.
Cordialmente,
ESCANDÓN ABOGADOS
Abogados Laboralistas