Apreciados Clientes,
A través de la presente Circular nos permitimos informar sobre las disposiciones recientemente mencionadas:
- REGLAMENTACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA Y DIGITAL EN EL CONTRATO DE TRABAJO
Mediante el Decreto 526 de 2021 el Gobierno Nacional reglamentó la firma electrónica y digital en el contrato individual de trabajo cuando este se celebre por escrito. Indica la norma que cualquiera de las partes puede firmarlo electrónicamente o mediante firma digital, lo cual solo surtirá efectos si cumplen con las condiciones prevista en la Ley 527 de 1999 de comercio electrónico, o en el o en el Decreto 1074 del 2015.
El Decreto indica que la firma electrónica es “la obtenida por métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiada respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente, de acuerdo con el artículo 2.2.2.47.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 o la norma que lo modifique, complemente o sustituya.”
En lo que respecta a la firma digital, el Decreto indica que es la “entendida como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación, de acuerdo con la Ley 527 de 1999.”
El Decreto crea la obligación a cargo de los empleadores de conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad e integridad; por tanto, los contratos de trabajo suscritos con firma digital o electrónica deberán estar disponibles para posterior consulta en el formato en el que han sido creados, ya sea por el trabajador (a través de un medio autorizado por este), o las autoridades judiciales o administrativas que así lo requieran.
Es obligación del empleador proveer al trabajador de los medios necesarios para el uso de la firma electrónica mediante desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros y asumir los costos derivados del uso de esta figura.
El Decreto aclara que el hecho de que no se pueda firmar electrónicamente el contrato de trabajo, no puede ser una barrera de acceso al empleo.
Finalmente, la norma dispone que se debe seguir la reglamentación establecida para el tratamiento de datos personales, norma que consideramos se cumple con la autorización que el trabajador otorga al suscribir el contrato de trabajo o en el proceso de selección previo a la contratación, así como con la aplicación de la política de datos que las empresas deben tener implementadas.
- APOYO PARA LA GENERACIÓN DE EMPLEO PARA JÓVENES:
El Decreto 688 de 2021, reglamentó el apoyo para la generación de empleo de jóvenes, efectuando una adición al Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo.
La norma dispone que quien contrate trabajadores adicionales en la vigencia del año 2021, que se encuentren entre los 18 y 28 años, recibirá un aporte equivalente al 25% de un (1) SMLMV hasta por doce (12) veces durante la vigencia de la estrategia, dinero que se pagará con cargo a los recursos del Presupuesto General de la Nación en la sección presupuestal del Ministerio del Trabajo y sujeto a la disponibilidad de estos recursos.
En cuanto a la temporalidad, estará vigente durante las vigencias fiscales de 2021 y 2022. La primera postulación podrá realizarse a partir del mes de julio y hasta diciembre de 2021.
Son beneficiarios de la Estrategia las personas jurídicas, naturales, consorcios, uniones temporales, patrimonios autónomos y cooperativas, que demuestren su calidad de empleadores mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes — PILA del mes de marzo de 2021.
Reglas para ser beneficiario del apoyo:
- Haber pagado los aportes a la seguridad social de forma completa antes de la fecha máxima de postulación.
- Vincular empleados entre los 18 y 20 años de edad, adicionales a los que tenía para el mes de marzo de 2021, con un ingreso base de cotización de por lo menos (1) SMLMV.
- El trabajador debe estar afiliado en todos los subsistemas del Sistema General de Seguridad Social.
- Una persona natural que figure como aportante al programa no puede ser contabilizado como empleado sujeto del apoyo.
- En el evento de multiplicidad de empleadores de un mismo trabajador, se otorgará el apoyo al que primero realice la postulación.
- Para el caso de nuevas empresas, se tendrán en cuenta los empleados dependientes por los cuales el beneficiario haya cotizado el mes completo al Sistema General de Seguridad Social en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes –PILA.
- Si hubo trabajadores con suspensión del contrato a marzo de 2021, la suspensión no debe haber sido superior a quince (15) días.
La postulación para la obtención de este apoyo se debe realizar ante la entidad financiera en la que la empresa tenga un producto de depósito, para lo cual se deben presentar los siguientes documentos:
- Solicitud firmada por el representante legal o el que haga sus veces, manifestando la intención de ser beneficiario del apoyo para la generación de empleo para jóvenes dentro de la Estrategia Sacúdete.
- Certificación firmada por el representante legal y el revisor fiscal o contador en los casos en que la empresa no esté obligada a tener revisor fiscal, en la que se acredite:
- Que los empleados jóvenes sobre los cuales se solicite el apoyo efectivamente recibieron el salario correspondiente al mes inmediatamente anterior.
- En los casos a que haya lugar, certificar que se han adelantado procesos de sustitución patronal, cuando dicha sustitución haya ocurrido después del marzo de 2021.
- Que al momento de la postulación, los pagos de seguridad social para el mes de marzo de 2021 se encuentran al día para todos los funcionarios de la empresa.
Adicionalmente es importante indicar que el cumplimiento de los requisitos y la postulación no garantiza que asignen el beneficio, pues como lo indica la norma, la asignación se hará hasta que haya presupuesto para ello.
Finalmente, el Gobierno Nacional facultó a la UGPP y a la DIAN para que, con ocasión de sus funciones de fiscalización, para los siguientes cuatro (4) años a la terminación del Programa, para que puedan iniciar procesos de revisión hacía las empresas que accedan a este apoyo, con el fin de que se verifique si en efecto, se cumplió a cabalidad con los requisitos establecidos por la norma.
- NUEVO PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD
Mediante la Resolución 777 de 2021, proferida por el Ministerio de Salud se derogaron los anteriores protocolos de bioseguridad y se establecieron las nuevas condiciones de apertura para la reactivación progresiva de las actividades económicas, sociales y del Estado.
Se creó el Índice de Resiliencia Epidemiológica Municipal (IREM), que se determina con base en el avance en la cobertura de vacunación, la capacidad del sistema de salud en el territorio y la estimación de la seroprevalencia del Covid en el municipio, ajustada por la razón de juventud. Dicho índice varía entre 0 y 1 y tiene por finalidad medir la resiliencia epidemiológica en los territorios ante la apertura y fijar las medidas necesarias para evitar la propagación del virus.
La norma igualmente define los criterios y condiciones para el desarrollo de las actividades durante la reactivación, estableciendo tres (3) ciclos dependiendo del porcentaje de cobertura en la vacunación.
Ciclo 1: Inicia en el momento en que entra en vigencia la Resolución y se extiende hasta cuando el distrito o municipio, alcanza una cobertura del 69% de la vacunación de la población priorizada en la fase 1 (Etapa 1, 2 y 3) del Plan Nacional de Vacunación.
Ciclo 2: Inicia en el momento en el que el municipio o distrito alcance una cobertura del 70% de la vacunación contra el Covid de la población priorizada de la Fase 1 (Etapas 1, 2 y 3) de que trata el artículo 7 del Decreto 109 de 2021. También podrá iniciar cuándo el municipio o distrito alcance un índice de resiliencia epidemiológica municipal que supere el 0.5. Este ciclo finaliza cuando el territorio alcance un valor de 0.74 en el índice de resiliencia epidemiológica municipal.
Ciclo 3: Inicia cuando el municipio o distrito alcance un índice de resiliencia epidemiológica municipal de 0.75.
Con base en dichos ciclos se fijan los nuevos protocolos de bioseguridad de acuerdo a cada actividad. Como medidas generales, se establece por su eficacia en la contención del virus: las medidas de autocuidado, lavado e higiene de manos, el distanciamiento físico de al menos un metro, el uso de tapabocas obligatorio, ventilación adecuada, limpieza y desinfección y manejo de residuos.
En lo que respecta al sector laboral, la Resolución establece:
I. La obligación de vigilar la salud de los trabajadores en el contexto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, para lo cual se debe:
- Actualizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, identificando e implementando las acciones correspondientes para la prevención del riesgo biológico por COVID-19 en el ambiente de trabajo.
- Asegurar que se cumplan las disposiciones y recomendaciones de las autoridades de salud en relación a la prevención del contagio por COVID-19, previstas en el protocolo.
- Asegurar que se cumplan las disposiciones y recomendaciones de las autoridades de salud en relación a la prevención del contagio por COVID-19, previstas en el protocolo.
- Establecer un sistema de verificación para el control en el momento de la notificación positiva.
- Fomentar el autocuidado, especialmente el monitoreo de temperatura corporal y de síntomas respiratorios u otros signos relacionados por parte de los trabajadores.
- Establecer el canal de información entre el empleador, la EPS, la ARL y el trabajador para que informe cualquier sospecha de síntoma o contacto estrecho con personas confirmadas con COVID-19 y manejarlo de manera confidencial.
- Disponer de piezas comunicativas a los trabajadores, proveedores y clientes en la aplicación de la etiqueta respiratoria, que incluye cubrirse la nariz al toser o estornudar con el antebrazo o con un pañuelo de papel desechable y deshacerse de él inmediatamente tras usarlo. Abstenerse de tocarse la boca, la nariz y los ojos.
- Difundir a los trabajadores la información relacionada con los síntomas de alarma.
II. Se deben establecer alternativas de organización laboral, para lo cual, se tendrá que:
- Adoptar esquemas operativos que permitan disminuir el riesgo de contagio para los trabajadores y demás personas que presten sus servicios en los sectores económicos, sociales y del Estado.
- Implementar jornadas flexibles o turnos de entrada y salida a lo largo del día y otras estrategias para evitar aglomeraciones de los trabajadores en el ingreso y salida, en los centros de trabajo.
- Fomentar el uso de medios alternativos de transporte.
- Coordinar con las Administradoras de Riesgos Laborales — ARL, la implementación de las medidas de bioseguridad y autocuidado.
- El aislamiento de los empleados que sean sospechosos se hará desde el comienzo de síntomas, o desde que sean identificados como contactos estrechos hasta tener una prueba negativa, a menos que por criterio médico o de la autoridad sanitaria se considere necesario prolongar el aislamiento.
- Los contactos estrechos de casos identificados dentro o fuera de la empresa, deberán poder aislarse tempranamente.
- El empleador debe notificar a la ARL sobre los casos sospechosos y confirmados identificados en su empresa, así como exhortar a los empleados a hacerlo con su respectiva EPS.
- Cuando algún trabajador experimente síntomas respiratorios en casa, debe informar al empleador para que realice el aislamiento preventivo en casa. El trabajador debe informar a la EPS en las líneas de atención que esta disponga para que inicie el protocolo estipulado por el Ministerio de Salud y Protección Social, incluyendo la activación del Programa de Prueba, Rastreo y Aislamiento Selectivo Sostenible – PRASS.
Se adjunta el Anexo para su consulta e implementación de acuerdo a sus actividades.
Quedamos atentos a cualquier inquietud o comentario.
ESCANDON ABOGADOS S.A.S.
Abogados Laboralistas