Apreciados Clientes,
A través de la presente Circular, nos permitimos informar sobre la Ley 2121 de 2021.
La norma dispone que el trabajo remoto es una nueva forma de ejecución del contrato laboral por medio de la cuál, el empleado puede prestar sus servicios personales sin estar presente en la empresa, sino desde un lugar previamente convenido entre las partes.
Como aspectos relevantes, destacamos los siguientes:
- La norma indica que con la figura se flexibiliza la suscripción y el desarrollo del contrato laboral y por lo mismo, dispone que debe iniciar y terminar de forma remota. No obstante, advierte que los contratos vigentes pueden migrar a esta figura por acuerdo de las partes.
- No comparte los elementos constitutivos del trabajo en casa, ni del teletrabajo.
- Para implementar esta modalidad de prestación del servicio se debe contar con el acuerdo escrito de las partes.
- Para la suscripción del contrato o de acuerdos en vigencia del mismo, se requerirá firma electrónica o digital, con el fin de identificar a las partes y/o los cambios que el contrato pueda tener. El costo de estas tecnologías no las debe asumir el trabajador o candidato.
- La presencialidad del trabajador solo se requerirá para los casos que a continuación se indican:
- Atender asuntos que involucren salud ocupacional.
- Verificación de los estándares y requisitos que deben cumplir las herramientas y los equipos de trabajo para la realización de la labor previstos por el empleador.
- Cuando para la ejecución de las labores del trabajador remoto, se deban instalar o actualizar manualmente en los equipos de trabajo algún tipo de software, programa, aplicación o plataforma.
- Cuando el trabajador presente reiteradamente el incumplimiento de sus labores y eventualmente sea citado para proceso de descargos laborales conforme al C.S.T.
En tales eventos el empleador deberá pagar el costo del transporte.
- No se genera el subsidio de transporte.
- El empleador debe poner a disposición del trabajador los equipos, herramientas tecnológicas, instrumentos, conexiones, programas.
- La empresa debe asumir el valor de la energía y telefonía, así como el mantenimiento de equipos, herramientas y programas.
- Al ser una modalidad de prestación de servicio del contrato de trabajo, deben respetarse todos los derechos y garantías mínimas de la relación laboral. Es decir:
- Se debe garantizar la igualdad y la no discriminación.
- Se deben respetar las garantías sindicales.
- Deben efectuarse los aportes a la seguridad conforme a las disposiciones que los regulan.
- Se deben respetar la licencia de maternidad y los tiempos de lactancia.
- Se deben reconocer los recargos por jornada suplementaria, trabajo nocturno, dominical o festivo.
- Aplican las normas sobre prevención de acoso laboral.
- Esta sometido a las jornadas laborales previstas en el Código Sustantivo del Trabajo. No obstante, la norma establece que el trabajador remoto y el empleador podrán pactar la jornada y su distribución en la semana sin que implique un cumplimiento estricto de horario al día.
- Se deben reconocer las prestaciones sociales y vacaciones.
- Se deben realizar exámenes médicos.
- El empleador mantiene la subordinación y el poder disciplinario.
- El lugar desde el que se preste el servicio debe ser acordado entre el empleador y el trabajador, con aprobación de la ARL. Para ello, la empresa debe notificar a esa entidad diligenciando el formulario para el efecto.
- La norma indica que no existe exclusividad laboral, salvo cuando las partes la pactan para proteger asuntos confidenciales.
- Aplica dentro del territorio nacional.
- Se deben respetar los tiempos de desconexión laboral al finalizar la jornada laboral o en el curso de la misma, para evitar la hiperconexión.
- Quienes acrediten ser cuidadores de menores de 14 años, personas con discapacidad o adulto mayor, en el 1er grado de consanguinidad que convivan con el trabajador y que requieran asistencia especial, tendrán derecho a horarios compatibles con las tareas de cuidado a su cargo y/o a interrumpir la jornada, con una autorización previa al empleador sin desemejora de sus condiciones laborales.
- En el contrato de trabajo deberá constar lo siguiente:
- Las condiciones de servicio, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos así como la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo y espacio.
- Determinar las funciones, los días y los horarios en que el trabajador remoto realizará sus actividades para efectos de ayudar a identificar el origen en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada máxima legal cuando esté sometida a ella.
- Definir las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y fijar el procedimiento de entrega de los elementos de trabajo por parte del empleador al trabajador remoto.
- Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el trabajador remoto.
Obligaciones del estado:
La norma dispone que se deberá crear una política pública de trabajo remoto, la cual debe contar con el acompañamiento de las autoridades, representantes de los trabajadores y de las confederaciones de trabajadores.
El DNP deberá realizar una evaluación a los cinco (5) años y presentar un informe al Congreso.
Establecer el formulario único de afiliación a la seguridad social sin necesidad de que se requiera firma manuscrita, para lo cual le otorga un (1) año.
Obligaciones de la ARL:
Deben diseñar un programa de prevención, control y actuación de riesgos en los próximos tres (3) meses.
Diseñar el formulario para el reporte de vinculación de trabajadores bajo esta modalidad de prestación del servicio del contrato laboral.
Con esta última norma se introduce en la legislación laboral la tercera modalidad de prestación del servicio de forma no presencial. Con esta figura, los empleadores tendrán dos alternativas para continuar con el trabajo remoto una vez finalice la emergencia sanitaría, bien sea migrando al teletrabajo o al trabajo remoto.
Para mayor claridad, a continuación, presentamos un cuadro comparativo en el que se describen las características esenciales del Teletrabajo, el Trabajo en Casa y el Trabajo Remoto.
| TELETRABAJO | TRABAJO EN CASA | TRABAJO REMOTO | |
| NORMA | Ley 1221/08 Decreto Reglamentario 884/12 (Compilado en el D. 1072 de 2015) | Ley 2088 de 2021 | Ley 2121 de 2021 |
| CONSISTE EN: | Modalidad de trabajo no presencial que permite los siguientes tipos de teletrabajador: • Autónomos ; Usan su propio domicilio o un lugar diferente acordado con el empleador. Solo acuden a la empresa. • Móviles; Usan dispositivos tecnológicos móviles, pero no tienen sitio fijo de trabajo. Va a la empresa ocasionalmente. • Suplementarios Dependiendo de la necesidad del servicio laboran entre la casa y la empresa. | Modalidad de trabajo no presencial que solo puede implementarse de forma transitoria en un lugar diferente al habitual, en circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales. Se desarrolla por el tiempo que indique el empleador, por un término de tres meses, prorrogables por un término igual por única vez, a menos que persistan las circunstancias que le dieron origen. | Nueva modalidad de trabajo no presencial que permite labores de forma remota en su totalidad. No obstante, se permite la migración a esta modalidad de los contratos vigentes. |
| CONDICIONES PARA LA CONTRATACIÓN | Debe constar por escrito, se deben identificar las condiciones mínimas. Si el contrato se suscribe bajo la modalidad de teletrabajo, no aplica la reversibilidad al trabajo presencial. | No se requiere pacto o la suscripción de otrosí. Debe haber una comunicación por parte del empleador indicando el tiempo que durará esta modalidad. El empleador mantiene la facultad unilateral de exigir al trabajador volver a prestar sus servicios presencialmente. | Debe constar por escrito y se perfecciona mediante firma electrónica o digital. (El costo de el uso de la tecnología para la firma debe asumirlo el empleador). Solo prevé la presencialidad para: 1. Atender asuntos que involucrensalud ocupacional. 2.Verificar los estándares y requisitos que deben cumplir las herramientas y los equipos de trabajo para la realización de la labor. 3. Para instalar o actualizar programas o herramientas manualmente en los equipos de trabajo. 4. Para adelantar procesos disciplinarios. |
| JORNADA | De acuerdo a lasentencia C – 103 de 2021, proferida por la la Corte Constitucional, cuando se generen labores fuera de la jornada máxima legal, deberán pagarse. Prevé el derecho al descanso y a la desconexión laboral. Se deben respetar los tiempos familiares durante la jornada y a la finalización de la misma. | Aplican las jornadas previstas en el Código Sustantivo del Trabajo. Prevé el derecho al descanso y a la desconexión laboral. Se deben respetar los tiempos familiares durante la jornada y a la finalización de la misma. | Aplican las jornadas previstas en el Código Sustantivo del Trabajo. No obstante, las partes puede acordar la distribución de la jornada pactar y su distribución en la semana sin que implique un cumplimiento estricto de horario al día. Si la persona acredita tener a su cargo el cuidado de menores 14 años, personas con discapacidad o adultas mayores en 1er grado de consanguinidad que convivan con el trabajador y que requieran asistencia específica, tendrán derecho a horarios compatibles con las tareas de cuidado a su cargo y/o a interrumpir la jornada, con una autorización previa al empleador que permita la interrupción. Prevé el derecho al descanso y a la desconexión laboral. Se deben respetar los tiempos familiares durante la jornada y a la finalización de la misma. |
| SEGURIDAD SOCIAL | Su afiliación es exactamente igual a la de cualquier trabajador. Se debe notificar a la ARL. | Su afiliación es exactamente igual a la de cualquier trabajador. Se debe notificar a la ARL. | Se debe informar a la ARL a través del formulario que esta designe. El Gobierno deberá diseñar un formulario único de afiliación al SGSS, que no requiere firma manuscrita. |
| NOTIFICACIÓN AL MIN TRABAJO | Requiere notificación al Ministerio del Trabajo. | No Requiere notificación al Ministerio del Trabajo. | No requiere notificación al Ministerio del Trabajo |
| INCLUSIÓN EN EL RIT | Si requiere reglamentación en el RIT. | No requiere reglamentación en el RIT. | No requiere reglamentación en el RIT. |
| AUXILIOS ECONÓMICOS | El empleador debe otorgar un subsidio para el pago del internet y la energía. | El empleador debe otorgar el subsidio de transporte, como auxilio de conectividad a quienes devenguen menos de 2 smmlv. | El empleador debe otorgar un subsidio para el pago del internet y la energía. |