En la presente Circular nos permitimos efectuar un resumen de los aspectos más importantes del Decreto 2126 de 2023, que establece las reglas para la expedición, reconocimiento y pago de las prestaciones económicas del sistema de seguridad social en salud, (en adelante el “SGSSS”):
Las incapacidades y licencias que se regulan en el Decreto son las siguientes:
- Licencia de maternidad
- Licencia de paternidad
- Licencias parentales en sus diferentes modalidades
- Licencias en caso de aborto espontáneo, parto prematuro no viable o por interrupción voluntaria del embarazo.
- Licencia para el cuidado de la niñez
- Incapacidades de origen común.
La norma establece que son competentes para expedir la incapacidad y las licencias antes mencionadas los médicos y odontólogos tratantes inscritos en el Registro Único Nacional de Talento Humano en Salud – RETHUS y los profesionales que estén prestando su servicio social obligatorio, adscritos a un prestador de servicios de salud autorizados.
A continuación, las condiciones para el reconocimiento de las licencias:
1. Licencia de maternidad:
La afiliada debe acreditar las siguientes condiciones para el reconocimiento y pago de la licencia de maternidad:
- Estar afiliada al SGSSS en calidad de cotizante y en estado activo.
- Haber efectuado aportes que correspondan al periodo de gestación, incluido el del mes de inicio de la licencia
- Contar con el certificado de licencia de maternidad expedido por el médico de la EPS, entidad adaptada o validado por esta.
Las afiliadas que hayan cotizado un periodo inferior al de la gestación se les reconocerá y pagará proporcionalmente un monto equivalente al número de días cotizados frente al periodo real de gestación.
Sin embargo, las trabajadoras independientes que coticen sobre un (1) SMLMV por un periodo inferior al de la gestación tendrán derecho al pago completo de la licencia de maternidad cuando hayan dejado de cotizar hasta dos (2) periodos. Si el lapso dejado de cotizar es superior, la respectiva prestación se reconocerá proporcionalmente en un monto equivalente al número de días cotizados que correspondan frente al periodo real de gestación.
En ningún caso la licencia de maternidad será inferior a un (1) SMLMV para la fecha de inicio de licencia, regla que también aplica cuando por cambio de anualidad el IBC sea inferior a un (1) SMLMV.
La licencia en los casos de parto prematuro será el resultado sumar a las dieciocho (18) semanas la diferencia entre la edad gestacional y el nacimiento a término y en los eventos de parto múltiple o hijo con discapacidad se ampliará en dos (2) semanas.
Para el reconocimiento de licencia de maternidad por adopción la madre adoptante deberá cumplir con las condiciones de afiliación y cotización al SGSSS antes mencionadas para la fecha de entrega oficial del menor.
El sistema sólo reconocerá una licencia de maternidad y una licencia de paternidad. Por lo tanto, las parejas del mismo sexo deberán informar por escrito, al empleador y a la EPS, quien gozará de cada prestación en las mismas condiciones de las familias hetero parentales.
Para el reconocimiento de la licencia de maternidad por extensión a quien adquiere la custodia justo después del nacimiento o al padre que quede a cargo del recién nacido sin apoyo de la madre, ya sea por enfermedad, abandono o muerte, será la madre biológica, quien debe acreditar las condiciones de afiliación y cotización antes mencionadas y la EPS a la que esta se encuentre afiliada asumirá las prestaciones económicas.
El médico debe expedir le certificado de licencia de maternidad y/o parental en un plazo no mayor a tres (3) días calendario al nacimiento del menor.
En el caso de la maternidad por adopción o por extensión el certificado lo expedirá la EPS dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la solicitud.
2. Licencia de paternidad:
La licencia de paternidad deberá ser disfrutada dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de nacimiento o de la entrega oficial del menor.
Para el reconocimiento y pago de la licencia de paternidad se deben cumplir los siguientes requisitos:
- El empleador o el trabajador independiente debe presentar a la EPS el registro civil de nacimiento o el acta donde conste la entrega oficial del menor que se ha adoptado, dentro de los treinta (30) días siguientes a su nacimiento o entrega oficial.
- El afiliado deberá haber cotizado por el periodo de gestación de la madre, incluido el mes de inicio de la licencia. Si el periodo cotizado fuese inferior se reconocerá el pago proporcional.
- En los casos que no se hubiere realizado el pago oportuno de los aportes, la licencia de paternidad se reconocerá con base en las cotizaciones efectuadas que correspondan al periodo de gestación.
- Si la EPS del padre no es la misma de la madre, deberá aportarse el certificado de licencia de maternidad para el reconocimiento proporcional de la licencia, cuando el periodo cotizado sea inferior al de la gestación.
3. Licencias parentales en sus diferentes modalidades:
Licencia parental compartida y licencia parental flexible de tiempo parcial:
La licencia parental compartida es una modalidad de la licencia de maternidad en virtud de la cual los padres acuerdan distribuir entre ellos máximo las últimas seis (6) semanas de la licencia de maternidad, con autorización del médico.
La licencia parental flexible de tiempo parcial es una modalidad de las licencias de maternidad y paternidad mediante la cual el beneficiario de la misma puede optar alternar un periodo de la licencia con trabajo de medio tiempo, de manera que accede al disfrute doble derivado del medio tiempo seleccionado.
El reconocimiento de éstas licencias estará a cargo de la EPS a la cual se encuentren afiliados los padres del menor y se remunerará con el IBC de quien disfrute la licencia reportado para el periodo de inicio de la misma.
En ningún caso la licencia parental compartida se reconocerá simultáneamente a ambos padres, salvo por enfermedad postparto debidamente certificada.
Para la expedición del certificado de licencia parental flexible de tiempo parcial los padres deberán presentar el acuerdo en tal sentido suscrito con el empleador, indicando las fechas de inicio y terminación de la misma.
4. Otras licencias derivadas del proceso gestacional:
Para el reconocimiento y pago de la licencia por aborto espontáneo, interrupción voluntaria del embarazo o parto prematuro no viable, la afiliada deberá acreditar las siguientes condiciones.
- Estar afiliada al SGSSS en calidad de cotizante y en estado activo.
- Haber efectuado aportes que correspondan al periodo de gestación y obligatoriamente en el mes de inicio de la licencia
- Contar con el certificado de otras licencias derivadas del proceso gestacional expedido por el médico de la EPS, entidad adaptada o validado por esta.
La licencia tendrá una duración de dos (2) a cuatro (4) semanas, según el criterio del médico tratante, sin perjuicio de que con posterioridad se otorgue una incapacidad.
5. Licencia para el cuidado de la niñez:
Será otorgada y remunerada una vez al año por un periodo de diez (10) días hábiles a la madre, el padre o a quien detente la custodia del menor de edad, que padezca una enfermedad o condición terminal o un cuadro clínico severo derivado de un accidente grave que requieran cuidado permanente; o que requieran cuidados paliativos para el control del dolor y otros síntomas.
Esta licencia podrá ser continua o discontinua, según acuerden el empleador y el trabajador mediante documento escrito en el que conste la fecha de inicio y terminación de la misma.
Para su reconocimiento deben concurrir los siguientes requisitos:
- Ser afiliado cotizante activo del SGSSS
- Haber cotizado al régimen contributivo para el periodo anterior del inicio de la licencia a menos cuatro (4) semanas.
- Acreditar la condición de padre, madre o detentar la custodia del menor.
- Certificado médico de la licencia de la licencia para el cuidado de la niñez
- No puede ser concomitante entre padres cotizantes
- Solo puede reconocerse una vez en el año calendario, sin que procedan reconocimientos acumulados durante una misma vigencia.
En caso que exista duda sobre el diagnóstico o la condición del menor la EPS podrá obtener una segunda opinión de otro profesional par al que expidió la licencia, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes la presentación de la solicitud y prevalecerá la segunda opinión. Si transcurrido este tiempo no se ha obtenido el segundo concepto, la EPS estará obligada a reconocer y pagar la licencia.
Concurrencia de licencias e incapacidades:
Si la licencia de maternidad, paternidad y/o cualquier otra de las mencionadas coexiste con una incapacidad de origen común solo se reconocerá la prestación correspondiente a la respectiva licencia. Si la incapacidad subsiste después de finalizada la licencia, se pagará la prestación correspondiente al subsidio de incapacidad en la cuantía establecida en la ley.
Cálculo de la prestación económica de las licencias:
El reconocimiento y pago de las licencias se realizará sobre el IBC reportado al momento de iniciar estas, entendiendo por inicio el día uno (1) de la licencia.
6. Incapacidades de origen común:
Para el reconocimiento y pago de la licencia de las incapacidades de origen común deben cumplirse los siguientes requisitos al momento de iniciar la incapacidad:
- Estar afiliados al SGSSS en calidad de cotizante, incluidos los pensionados con ingresos adicionales.
- Haber cotizado como mínimo cuatro (4) semanas, inmediatamente anteriores al inicio de la incapacidad. El tiempo mínimo de cotización se verificará a la fecha límite de pago del periodo de cotización de la incapacidad.
Para el reconocimiento y pago de la incapacidad de origen común y sus prórrogas se tomará como IBC el reportad en el mes anterior al del inicio de la incapacidad, entendiendo por inicio el reportado el día uno (1) de la incapacidad inicial, no el de las prórrogas.
En el caso de los pensionados por invalidez no se reconocerán prestaciones económicas por incapacidades originadas el diagnóstico que generó la invalidez.
El certificado de incapacidad de origen común debe ser expedido en el momento de ocurrencia del evento, salvo los casos previstos para incapacidades retroactivas.
La incapacidad se expide por un periodo por un máximo de treinta (30) días, los cuales pueden prorrogarse por periodos iguales.
Se considera prórroga de incapacidad aquella que se expide con posterioridad a la incapacidad inicial por la misma enfermedad o lesión o por otro que tenga relación directa, siempre y cuando entre uno y otro no exista una interrupción mayor de treinta (30) días.
En cualquier momento, a solicitud del afiliado y a juicio del médico tratante, se puede levantar la incapacidad, siempre y cuando el afiliado se haya recuperado de la causa que la originó.
Trámite para el reconocimiento de incapacidades expedidas por médico particular:
La incapacidad otorgada por un médico particular será avalada por la EPS a la que se encuentre afiliado cuando se cumplan los siguientes requisitos:
- Haya sido expedida por médico inscrito en RETHUS o por el profesional que se encuentre prestando el servicio social obligatorio profesional.
- Se presente a la EPS dentro de los 15 días siguientes a su expedición.
- Se presente la epicrisis si se trata de internación o el resumen de atención cuando corresponda a servicios de consulta externa o atención ambulatoria.
Cuando exista duda de la EPS respecto de la incapacidad expedida por un médico particular podrá someter a evaluación médica al afiliado por un profesional par, quien podrá aceptarla o desvirtuarla.
Si transcurren ocho (8) días hábiles sin que la EPS haya validado o sometido a evaluación médica al cotizante, estará obligada a reconocer y liquidar de la incapacidad dentro de los 15 días hábiles siguientes a la solicitud y realizar el pago dentro de los cinco (5) días siguientes.
Incapacidades Retroactivas:
Las incapacidades retroactivas se expedirán en los siguientes casos
- Urgencia e internación del afiliado
- Trastorno de memoria, confusión mental, desorientación en persona tiempo y lugar, otras alteraciones de la esfera psíquica, orgánica o funcional según criterio médico.
- Evento catastrófico y terrorista.
La retroactividad no puede ser superior a treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de expedición.
No habrá lugar a expedir incapacidad retroactiva por atención ambulatoria.
Incapacidades Posfechadas:
Cuando se trate de prórrogas podrán expedirse incapacidades con fecha de inicio prospectiva y estas se expidan en consultas de control realizada mínimo ocho (8) días antes de la fecha de expiración de la incapacidad.
También podrán expedirse incapacidades con fecha posterior cuando existiendo una incapacidad se genere otra por un evento diferente que se sobreponga, sin que los días incapacidad se acumulen.
Incapacidades simultáneas:
Si coexisten dos (2) o más incapacidades origen común para efecto de su reconocimiento se entenderá que se trata de una sola incapacidad desde el día inicial de la primera hasta el último día de la más amplia.
Si coexisten una incapacidad de origen común e incapacidad de origen laboral, el aportante tendrá derecho a una sola prestación económica, en este caso la que mayor beneficio otorgue.
Interrupción de las vacaciones por incapacidad:
Las vacaciones se interrumpirán por el lapso de la incapacidad y se reanudarán al día siguiente de culminación de la incapacidad.
Licencias e incapacidades expedidas en el exterior:
Los certificados de incapacidad; licencia de maternidad; registros civiles de nacimiento o de adopción; certificados de licencia por aborto espontáneo, interrupción voluntaria del embarazo o parto prematuro no viable expedidos en otro país deberán apostillarse o legalizarse y aportarse junto con la epicrisis y la respectiva traducción oficial al español, de ser el caso.
El aportante dispone de seis (6) meses a partir de la fecha en la que se originó la incapacidad o licencia para solicitar a la EPS la validación del certificado.
Procedimiento para el Reconocimiento de Prestaciones Económicas:
- El aportante deberá presentar a la EPS los documentos comunes y especiales exigidos para cada una de las licencias o las incapacidades de origen común.
- La EPS revisará y liquidará de las solicitudes para el pago del reconocimiento de las prestaciones económicas se realizará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su presentación.
- La EPS realizará el pago de las incapacidades que haya autorizado dentro de los cinco (5) días siguientes. El no pago oportuno generará el reconocimiento de intereses moratorios.
- La EPS enviará una comunicación informando el monto reconocido y pagado de la respectiva prestación.
- En caso de incumplimiento del pago de prestaciones económicas el aportante deberá informar a la Superintendencia de Salud para lo de su competencia.
Esperamos de esta forma brindar claridad sobre la norma. Quedamos atentos a cualquier inquietud o comentario.
Cordialmente,
ESCANDÓN ABOGADOS
Asesores Laborales