Apreciados Clientes,
A continuación, nos permitimos informar sobre la Resolución No. 13 del 11 de febrero de 2020, expedida por la DIAN, mediante la cual se implementa y desarrolla la facturación electrónica.
La norma dispone que el documento soporte del pago de la nómina electrónica es una nueva funcionalidad del sistema de facturación electrónica, en virtud del cual, se debe transmitir a la DIAN el acumulado por nómina, con el fin de que esa entidad pueda ejercer un mejor control y fiscalización.
En términos generales la Resolución dispone:
Obligados a implementarla: Están obligados a implementar la generación, transmisión y validación de la nómina electrónica, los contribuyentes que efectúen pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados, que quieran usar tales pagos como costo o deducción en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique.
Contenido del documento soporte de pago de la nómina electrónica: El documento soporte de pago de la nómina electrónica esta compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total de la diferencia de los mismos.
Para la generación, transmisión y validación por parte de la DIAN del documento soporte de pago de nómina electrónica, además de cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos del Anexo Técnico, este debe contar con la siguiente información:
- Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT.
- Apellidos y nombre(s) y número de identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por la empresa.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el Anexo Técnico, que se adjunta.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el Anexo Técnico.
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina, menos el valor total deducido de nómina.
- El contenido del Anexo Técnico.
- El medio de pago que la empresa utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el Anexo Técnico.
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital de la empresa de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, así como la identificación del software.
Periodicidad: Dispone igualmente la norma que el documento de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que eventualmente se generen por la DIAN, se deberán generar y transmitir de manera independiente para cada uno de los beneficiarios del pago de forma mensual, de acuerdo a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes anterior, independientemente de que los pagos se efectúen con una periodicidad diferente, v.gr. quincenalmente.
Plazos: Los calendarios previstos para las fases de habilitación, generación y transmisión, de acuerdo al grupo en el que se ubique el contribuyente, son los siguientes:
Calendario de Implementación de acuerdo con el número de empleados:
Calendario de Implementación permanente para nuevos contribuyentes:
Calendarios para los sujetos no obligados a expedir factura electrónica
La fecha de inicio de habilitación en el servicio informático electrónico de nómina electrónica, (2da columna), indica el momento en que las empresas deben informar a la DIAN, el software con el que hará las pruebas de habilitación en el sistema de facturación electrónica, dispuesto en el WEB de la DIAN, pruebas que deben concluir antes de la fecha máxima para empezar con la generación y trasmisión del documento.
Por su parte, la fecha máxima para iniciar la transmisión del documento soporte de pago de la nómina electrónica y las notas de ajustes, indica el plazo máximo dentro del cual el contribuyente deberá iniciar la generación y transmisión del nómina consolidada.
Dispone la norma que quien quiera implementar el mecanismo de soporte de pago de la nómina electrónica de manera anticipada, podrá hacerlo siempre y cuando cumpla con todos los requisitos de quienes se encuentran obligados.
Plazo para la Transmisión: El cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento deberá hacerse dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago, debiendo generar la información para que la DIAN para su validación o rechazo.
Primera Transmisión: La primera transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica se deberá efectuar dentro de los 10 días (10) primeros días del mes siguiente a la fecha máxima de implementación del calendario indicado en precedencia, salvo quienes lo implementen de forma anticipada, quienes tendrán que hacer su primera transmisión al mes siguiente en que se lleva a cabo la habilitación.
Habilitación: Como se indicó la habilitación es el procedimiento que debe realizarse antes de la fecha máxima para generar y transmitir la nómina consolidada, para lo cual, además de indicar si el software es un desarrollo propio o contratado con un proveedor, se debe registrar la información del mismo, (nombre o razón social del proveedor, NIT, nombre o código de identificación del software), y se deben realizar las primeras pruebas para verificar si dicho sistema cumple con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación y demás especificaciones técnicas de acuerdo al Anexo Técnico.
Una vez las pruebas sean superadas se actualizará el estado de “solicitado” a “habilitado”, momento en el que migrará a producción en operación.
Generación: Por su parte la Generación, es el procedimiento que se realiza después de cumplir el proceso de habilitación, y consiste en estructurar la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, en el evento que se presenten.
Código único del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste al mismo. – CUNE En el proceso de generación se crea un código alfanumérico denominado CUNE que corresponde a las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica y que lo identifica.
Transmisión para la validación: Es el proceso de envío a la DIAN de la información de todos y cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados después del proceso de la generación.
Impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos: Si no se puede transmitir la información por inconvenientes tecnológicos de la DIAN o del Contribuyente, la transmisión deberá hacerse dentro de las cuarenta y ocho (48) horas del dia siguientes al momento en que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación.
Cuando el inconveniente sea de la DIAN, el impedimento se configurará con el aviso que reporte el servicio informático electrónico de validación de nómina electrónica.
Cuando el inconveniente sea del contribuyente, este deberá elaborar el documento que así lo pruebe y certificarlo para conservarlo en caso de que la DIAN requiera su exhibición. Lo anterior, mientras la DIAN disponga un mecanismo para acreditar el inconveniente tecnológico.
Validación: Después de transmitir la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mismo, la DIAN emitirá un documento electrónico que contendrá la verificación de las reglas de validación expidiendo con un valor “Documento Validado por la DIAN” o “Documento Rechazado por la DIAN.”
Cuando lo valide generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación al contribuyente para su conservación.
Cuando no lo valide, remitirá un mensaje en el que se indicarán las causas. En tal caso, se deberá corregir por el contribuyente y repetir el proceso de transmisión.
Alcance de la Validación: La validación de la información, se limita a la información que debe contener el documento soporte de pago de la nómina electrónica y el documento de ajuste al mismo, esta validación no recae sobre el cumplimiento de los demás requisitos para los pagos.
Notas de ajuste que se derivan del documento soporte de pago de nómina electrónica. Las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica deben:
- Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de
pago de nómina electrónica, según corresponda.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
- El número, la fecha utilizada para la generación del CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina;
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina;
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El CUNE.
- El tipo de nota de ajuste según corresponda.
- La fecha y hora de generación.
- Los apellidos y nombre o razón social y el NIT del sujeto que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Los apellidos y nombre o razón social y el NIT.
- La firma digital del sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- El CUNE, del documento de nómina electrónica que se reemplaza.
La nota de ajuste es el mecanismo para reemplazar el documento de soporte de pago de nómina electrónica u otra nota de ajuste, cuando se requiera, por lo que el número del documento reemplazado no podrá ser utilizado nuevamente.
Interoperabilidad: La norma dispone que los usuarios del sistema de facturación electrónica deben cumplir con las obligaciones previstas en la resolución y en el Anexo Técnico y realizar las adecuaciones de tipo informático que sean necesarias para la habilitación, generación, transmisión y validación del documento de soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mismo documento.
Interacción: Los sistemas de facturación y el documento de soporte de pago de nómina electrónica que se generen y transmitan a través de los softwares dispuestos por los contribuyentes, deben garantizar la inclusión de funcionalidades que permitan la interacción de la información que contenga los referidos sistemas, con:
- La retención en la fuente que se haya practicado;
- Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar;
- Los gastos;
- La información contable y tributaria que sea exigida a través del Anexos Técnico.
Anexo Técnico: El anexo técnico contiene las funcionalidades o reglas de validación que permiten cumplir con la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del mismo, en sus diferentes etapas. Mediante la norma se adopta la versión 1.0 del Anexo Técnico, que los contribuyentes deben adoptar dentro de los tres (3) meses siguientes a su publicación en el website de la DIAN, documento que se adjunta para su consulta.
Representación por terceros: Si la empresa transmitirá y generará el documento soporte de nómina a través de un tercero, este debe estar debidamente habilitado por la Dian.
Conservación: Los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al mismo, que se generen, transmitan y validen deben ser conservados para su posterior consulta.
La resolución permite que un sector, grupo de empresas o personas que realizan actividades económicas afines o gremios, le solicite a la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente de la Dirección de Gestión de Ingresos de la DIAN la inclusión en el Anexo Técnico, datos adicionales de acuerdo a la actividad que desarrollan, para que se evalué su pertinencia y coordine la implementación si resulta viable. Lo anterior para estandarizar y facilitar las operaciones.
Idioma y Moneda: El contenido de la nómina electrónica debe estar en el idioma español y expresado en pesos colombianos.
Soporte de costos y gastos para efectuar deducciones: El soporte de costos y gastos para efectos de deducciones continuarán siendo los que tengan implementados los contribuyentes hasta la fecha establecida en los calendarios de implementación previstos en la norma. En adelante, lo será el documento soporte de pago de nómina electrónica.
Tratamiento de datos: Cuando el contribuyente se habilite, acceda y navegue en la herramienta dispuesta por la DIAN, acepta el Anexo Técnico y por lo tanto se obliga a cumplir sus lineamientos al igual que las políticas de privacidad y los compromisos de usuario establecidos en los términos de uso.
La información necesaria para generar el documento soporte de pago de nómina electrónica, solo podrá ser usada para los fines autorizados por la resolución, es decir, para asegurar el cumplimiento de la obligación de generar y transmitir para la validación de la DIAN. La responsabilidad de cualquier otro uso adicional, recaerá sobre el contribuyente.
La resolución hace énfasis en el cumplimiento por parte del contribuyente de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, sobre protección de datos en cuanto a la recolección, uso, tratamiento, supresión y conservación de la información que contenga datos sensible, así como la necesidad de contar con un Programa Integral de Gestión de Datos Personales, de acuerdo a los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio y la Guía para la Implementación del Principio de la Responsabilidad Demostrada, implementada en el Decreto 1377 de 2013.
Los responsables del manejo de datos de los contribuyentes cuando dejen de utilizar los datos de una persona, deberán suprimirlos definitivamente de sus bases de datos y sistemas de información por solicitud del titular de los datos, o cuando pase un tiempo razonable para el tratamiento o cuando cese la necesidad del mismo. Para ello, se deberá emitir una certificación a la DIAN, indicando que los datos fueron eliminados de manera segura y que cesó la necesidad de utilizarlos, so pena de considerare una apropiación indebida de los datos personales.
Esperamos de esta forma haber brindado claridad sobre la nueva obligación que recae sobre las empresas, en lo que respecta a la nómina electrónica. De tener alguna inquietud o comentario, no duden en contactarnos.
Cordialmente,
ESCANDON ABOGADOSAbogados Laboralistas