Aspectos Clave de la Circular 0083 de 2025 sobre Contrato de Aprendizaje
El Ministerio de Trabajo expidió la Circular Externa No. 0083 del 18 de julio de 2025, dirigida a los empleadores y a las entidades del Sistema de Seguridad Social Integral, mediante la cual establece lineamientos para la adecuada interpretación y aplicación del artículo 21 de la Ley 2466 de 2025, relativo al contrato de aprendizaje.
Entre los principales aspectos abordados en la Circular se destacan los siguientes:
1. Definición legal y naturaleza del contrato
El artículo 21 de la Ley 2466 de 2025 indica que el contrato de aprendizaje es un contrato laboral especial y a término fijo, con subordinación limitada a las actividades propias del aprendizaje. Durante la etapa práctica o durante toda la formación dual, el aprendiz tiene derecho a todas las prestaciones, auxilios y demás derechos de un contrato laboral.
2. Aplicación de la Ley
Los contratos de aprendizaje que se encontraban vigentes al 25 de junio de 2025 se sujetarán a la Ley 2466 de 2025 únicamente respecto de los hechos o situaciones que se produzcan a partir de dicha fecha.
Por su parte, los contratos de aprendizaje firmados desde el 25 de junio de 2025 adelante deben regirse en su totalidad por la Ley 2466 de 2025.
3. Esquemas de formación y pago del Apoyo de Sostenimiento Mensual:
- El Apoyo de sostenimiento: Garantiza el proceso formativo.
- En la formación tradicional:Lectiva: 75% SMMLV
Práctica: 100% SMMLV
- En la formación dual:Se entiende como formación dual, el proceso de formación profesional integral planeado, ejecutado y evaluado de manera conjunta entre el sector privado y el SENA o la institución de educación a partir de un programa de formación acordado según las necesidades de la respectiva empresa
Año 1: 75% SMMLV
Año 2: 100% SMMLV
- Afiliación a la seguridad social:
En la etapa lectiva: salud + riesgos laborales. Los aportes son pagados en su totalidad por la empresa.
Práctica o dual: salud, pensión y riesgos. Los aportes son pagados como cualquier otro trabajador dependiente.
Es importante tener en cuenta la exoneración de aportes parafiscales y salud contemplados en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario, en virtud del cual, el empleador se exime de efectuar el aporte a salud, Sena e ICBF sobre los trabajadores que devenguen menos de 10 SMMLV.
- Estudiantes universitarios
- En cualquier modalidad o etapa: mínimo 100% del SMLMV.
4. Trabajo suplementario
En atención al carácter formativo del contrato de aprendizaje, el trabajo suplementario o de horas extra, el trabajo nocturno y el trabajo en días de descanso obligatorio deben considerarse de carácter excepcional, y solo son procedentes cuando la naturaleza del proceso formativo así lo exija. En estos casos, la empresa deberá reconocer y pagar los recargos correspondientes conforme a la normativa vigente.
5. Régimen disciplinario
Considerando que el aprendiz mantiene un vínculo contractual con su institución de formación (SENA, IETDH o IES) representado en la matrícula, el régimen disciplinario en el ámbito de la formación seguirá rigiéndose por su procedimiento especial, es decir, que las empresas no podrán adelantar procesos disciplinarios de forma autónoma como ocurre con los demás trabajadores.
6. Cuota de discapacidad, miembros del COPASST y Comité de Convivencia Laboral
Los aprendices en etapa práctica se contabilizan, para efectos normativos, dentro de la cuota de empleo para personas con discapacidad, así como en la conformación del COPASST, del Comité de Convivencia Laboral y en las demás obligaciones previstas en el Código Sustantivo del Trabajo.
7. Duración del contrato de aprendizaje y prórrogas
La duración del contrato de aprendizaje deberá establecerse conforme a lo dispuesto en el programa de formación o diseño curricular correspondiente, atendiendo al tiempo necesario para cumplir con el proceso formativo teórico-práctico, sin que en todo caso pueda exceder de tres (3) años.
Sumado a lo anterior, es importante resaltar que el marco normativo vigente impone ciertas restricciones adicionales a las empresas en materia de contratación de aprendices. En primer lugar, el inciso primero del parágrafo del artículo 33 de la Ley 789 de 2002 establece que, cuando el contrato de aprendizaje —incluido dentro de la cuota mínima obligatoria asignada por el SENA— finalice por cualquier causa, la empresa tiene la obligación de reemplazar al aprendiz para mantener la proporción que le haya sido asignada, y prohíbe la celebración de una nueva relación de aprendizaje con la misma o distinta empresa una vez expirada la duración de la anterior. Asi mismo, el parágrafo único del artículo 35 de la misma ley dispone que las empresas no podrán vincular como aprendices a personas que hayan estado o se encuentren previamente vinculadas laboralmente con ellas, garantizando así que esta modalidad cumpla su finalidad formativa y no sea utilizada para encubrir relaciones laborales ordinarias.
8. Reporte del contrato de aprendizaje
Los contratos de aprendizaje obligatorios, relativos al cumplimiento de la cuota de aprendizaje obligatoria o también denominada cuota regulada, así como los contratos de aprendizaje voluntarios, seguirán siendo reportados al SENA a través de las regionales de esa entidad y del Sistema de Gestión Virtual de Aprendices (SGVA).
9. Derecho laboral colectivo en el contrato de aprendizaje
Los aprendices tienen derecho de asociación sindical, huelga y negociación colectiva, estando limitada únicamente la regulación del apoyo de sostenimiento mensual mediante convenios colectivos o fallos arbitrales recaídos en una negociación colectiva.
10. Autorización para la realización de prácticas laborales adolescentes mediante contrato de aprendizaje
Ningún aprendiz menor de 15 años puede celebrar contratos de aprendizaje y los adolescentes de entre 15 y 17 años deberán contar con autorización previa del Inspector del Trabajo y de la Seguridad Social, de manera previa a la celebración del contrato, en armonía con lo dictado por el artículo 5° de la Resolución 3546 de 2018.
11. Subsidio Familiar
Teniendo en cuenta que, durante la etapa práctica, el aprendiz tiene derecho al reconocimiento y pago de todas las prestaciones, auxilios y demás derechos propios del contrato laboral, es claro que esto incluye el pago del Subsidio Familiar, por lo que debe ser afiliado a la Caja de Compensación Familiar.
12. Pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral
A partir del 1 de agosto de 2025, los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral de los aprendices deberán reportarse en la PILA bajo los siguientes parámetros:
- Etapa lectiva:Tipo de aportante «1- Empleador», tipo de cotizante «19 – Aprendiz en etapa productiva», en la planilla tipo «E – Empleados». Aplica para salud desde agosto de 2025 y para los demás subsistemas desde julio de 2025.
- Etapa práctica y formación dual: Tipo de aportante «1- Empleador», tipo de cotizante «1 – Dependiente», en la planilla tipo «E – Empleados». También deben diligenciarse los campos de exoneración de aportes a salud, SENA e ICBF, cuando corresponda.
13. Distribución de competencias
La inspección, vigilancia y control del contrato corresponde al Ministerio de Trabajo, mientras que la cuota regulada y su monetización corresponde al SENA.
Por último, no puede perderse de vista que las circulares expedidas por el Ministerio de Trabajo tienen un carácter eminentemente orientativo, por lo que no constituyen una reglamentación de la ley ni crean obligaciones adicionales a las previstas en esta.
Tan pronto sea reglamentada la Ley 2466 de 2025, les estaremos informando.
Cordialmente,
ESCANDÓN ABOGADOS
Asesores Laborales
